Продажа выставочных площадей – это отдельное направление работы организатора конференции, форума или выставки. Нужно презентовать план экспозиции потенциальным партнёрам, рассказать о доступных локациях, согласовать стоимость, собрать заявки, оформить оплату и постоянно контролировать, какие стенды уже заняты, а какие ещё можно продать.

Когда речь идёт о пяти-десяти партнёрах, с этим ещё можно справиться вручную. Но что делать, если нужно продать 100, 300 или 500 выставочных мест? Заявки поступают в мессенджеры и по электронной почте, менеджеры ведут собственные таблицы, а информация о свободных стендах быстро устаревает.

RegToEVENT предлагает решение – интерактивную карту выставочных площадей, которая помогает наглядно представить экспозицию, упростить выбор стендов и при необходимости автоматизировать весь процесс продаж.

Потенциальные экспоненты видят план выставки, выбирают подходящие места и могут оформить заявку или приобрести стенд онлайн. А организатор получает структурированный процесс работы с заявками, оплатами и бронированиями.

Что такое интерактивная карта выставочных площадей

Интерактивная карта – это цифровой план выставки, на котором каждый стенд представлен отдельным элементом. Вместо того чтобы отправлять партнёрам PDF-файл или объяснять расположение мест в переписке, организатор предоставляет ссылку на страницу с актуальным планом экспозиции.

Покупатель может просматривать доступные стенды, нажимать на конкретные места и получать информацию о них. В зависимости от выбранного сценария работы он может оставить заявку, связаться с менеджером или перейти к оформлению заказа и оплате.

Интерактивная карта помогает сделать продажу выставочных площадей более понятной для обеих сторон. Партнёру проще определиться с выбором, а организатору – контролировать процесс и избегать путаницы с доступностью мест.

Карту можно использовать на сайте мероприятия, в презентациях для партнёров и в коммуникации с потенциальными экспонентами.

Два сценария продажи выставочных стендов

Разные мероприятия требуют разного подхода к продаже экспозиции. На одной конференции организатор лично согласовывает условия с каждым спонсором, а на другой нужно быстро обрабатывать сотни заказов.

Поэтому RegToEVENT предлагает два сценария работы с интерактивной картой: демонстрационный и автоматизированный.

1. Демонстрационная карта: наглядная презентация экспозиции

Этот вариант подойдёт организаторам, которые привыкли продавать выставочные площади индивидуально, общаться с партнёрами и согласовывать условия сотрудничества лично.

Вы создаёте интерактивный план, на котором потенциальные экспоненты могут просматривать стенды и получать информацию о каждом месте. Карта становится удобным дополнением к презентации мероприятия и инструментом для работы отдела продаж.

Например, менеджер общается с потенциальным партнёром и отправляет ему ссылку на план выставки. Партнёр самостоятельно просматривает доступные локации, оценивает их расположение и выбирает те, которые соответствуют его задачам.

При этом организатор сохраняет привычный формат продаж: обсуждает стоимость, согласовывает условия участия и сопровождает партнёра до заключения договорённостей.

Что можно реализовать с помощью демонстрационной карты:

• Наглядно представить план выставки и расположение стендов.
• Предоставлять информацию о конкретных выставочных местах.
• Добавлять форму для подачи заявки на участие.
• Размещать контакты менеджера для индивидуального обсуждения условий.
• Объединять информацию об экспозиции со страницей продажи обычных билетов на мероприятие.

Если для мероприятия используется мобильное приложение RegToEVENT для нетворкинга, информацию о выставочных площадях можно интегрировать в него. Участники будут видеть план и актуальную занятость стендов, смогут ориентироваться в расположении экспонентов и планировать знакомства.

Это особенно полезно для бизнес-выставок, где расположение компаний имеет значение для посетителей, а возможность заранее увидеть соседей по экспозиции помогает партнёрам оценить потенциальное окружение.

Важное преимущество: демонстрационный модуль предоставляется бесплатно клиентам RegToEVENT. Это возможность сделать презентацию выставочных площадей нагляднее без дополнительной платы за сам модуль.

2. Автоматизированная продажа стендов: от выбора до онлайн-оплаты

Если организатору нужно продать десятки или сотни выставочных мест, ручная обработка каждого запроса становится серьёзной нагрузкой на команду.

В таком случае целесообразно использовать автоматизированный сценарий. Он позволяет организовать полный процесс продажи выставочных площадей: от создания плана и выбора стенда до подачи заявки, согласования условий и оплаты.

Рассмотрим, как это работает.

Шаг 1. Создайте план выставки

С помощью конструктора вы формируете интерактивную карту экспозиции и добавляете стенды, которые планируете продавать.

Если выставочные места отличаются площадью, стоимостью, расположением или комплектацией, их можно распределить по типам. Так потенциальным экспонентам будет проще сравнивать предложения и выбирать подходящий вариант.

Например, на карте могут быть представлены стандартные стенды, увеличенные выставочные площади и премиальные локации с особыми условиями размещения.

Благодаря визуальному формату покупатель видит не просто перечень тарифов, а конкретное место на плане выставки.

Шаг 2. Добавьте дополнительные опции к стендам

Выставочный стенд – это не всегда только арендуемая площадь. Экспонентам могут понадобиться мебель, дополнительные розетки, освещение, плазменные экраны, декор и другие элементы оборудования.

В RegToEVENT можно предусмотреть дополнительные опции для разных типов стендов. Потенциальный партнёр сможет сформировать комплект в соответствии со своими потребностями, а организатор – предложить дополнительные услуги при оформлении заказа.

Например, компания выбирает стенд, добавляет стол и стулья, заказывает экран и дополнительное освещение. В результате она получает готовое предложение с нужной комплектацией, а не только базовую выставочную площадь.

Для организатора это ещё и возможность увеличить доход от продажи дополнительных услуг, не превращая каждый заказ в отдельный длительный процесс согласования.

Шаг 3. Настройте форму заявки

Следующий этап – сбор информации о потенциальном экспоненте.

Вы создаёте адаптивную форму, в которой компания указывает необходимые данные для оформления участия. Например, название организации, контактное лицо, контактные данные и другую информацию, нужную для работы с партнёром.

После заполнения формы клиент может перейти к следующему этапу – оплате или ожиданию подтверждения заявки, если организатор предусмотрел предварительное согласование.

Таким образом, информация поступает в систему в структурированном виде, а менеджерам не нужно вручную переносить данные из сообщений и писем в таблицы.

Шаг 4. Выберите способ оформления заказа и оплаты

Не каждый выставочный стенд можно продать по одинаковой схеме. Иногда достаточно выбора места и оплаты, а иногда организатору нужно проверить заявку, согласовать специальные условия или обсудить индивидуальную комплектацию.

RegToEVENT позволяет организовать оба сценария.

Автоматическое оформление. Если дополнительное согласование не требуется, покупатель может перейти на страницу оплаты и оплатить заказ онлайн или сформировать счёт для безналичной оплаты.

Оформление с подтверждением организатора. Если каждую заявку нужно рассматривать отдельно, она поступает на ручное согласование. Менеджер может связаться с потенциальным экспонентом, обсудить детали и после согласования отправить ссылку на онлайн-оплату или сформировать счёт для безналичного расчёта.

Такой подход позволяет автоматизировать рутинные операции, не отказываясь от индивидуальной работы с важными партнёрами.

Шаг 5. Контролируйте заявки в CRM

Когда заявок много, важно не только собрать их, но и понимать, на каком этапе находится каждый потенциальный экспонент.

В RegToEVENT для этого предусмотрена CRM с канбан-доской, которая помогает отслеживать движение заказов и контролировать работу с заявками.

Менеджер может видеть, какие обращения ожидают рассмотрения, где нужно связаться с клиентом, какие заявки согласованы и какие заказы уже перешли к оплате.

Это особенно важно при подготовке масштабных выставок, когда параллельно ведутся десятки диалогов с разными компаниями.

Вместо разрозненных заметок, таблиц и сообщений команда работает в единой системе, где проще контролировать статусы и не терять потенциальных партнёров.

Шаг 6. Обновляйте доступность стендов автоматически

Одно из важнейших преимуществ автоматизированной продажи – актуальная информация о занятости выставочных мест.

После оплаты стенд автоматически отмечается как занятый на интерактивном плане. Другие покупатели видят обновлённый статус и могут выбирать среди доступных вариантов.

Это помогает избегать ситуаций, когда два партнёра претендуют на одно место, а менеджеру приходится вручную проверять таблицы, переписку и предыдущие договорённости.

Организатору не нужно постоянно обновлять план после каждой оплаты: система берёт эту часть работы на себя.

Продажа стендов даже ночью – без участия менеджера

Представим, что потенциальный экспонент уже определился с местом, знает стоимость и готов оплатить участие. Но менеджер не отвечает на сообщения, поскольку рабочий день давно закончился.

При традиционной схеме клиент будет ждать до утра, а организатор потратит дополнительное время на согласование и оформление заказа.

С автоматизированной продажей ситуация может быть другой: покупатель самостоятельно просматривает актуальный план, выбирает доступный стенд, заполняет форму и переходит к оплате без помощи менеджера, если для этого заказа не требуется предварительное согласование.

Это означает, что продажи могут происходить не только в рабочие часы. Потенциальный партнёр не зависит от графика менеджера, а организатор получает возможность принимать заказы тогда, когда клиент готов к покупке.

При этом для сложных заказов остаётся возможность ручного рассмотрения. Организатор сам определяет, какие процессы стоит автоматизировать, а где важно сохранить персональную коммуникацию.

Сколько стоит автоматизация продажи выставочных площадей

Стоимость автоматизированного сценария работы с выставочными площадями привязана к стандартной комиссии с билетов в RegToEVENT.

Это означает, что организатор не платит отдельную фиксированную сумму только за возможность продавать стенды через систему. Если стенд не продан, комиссия за его продажу не начисляется.

Для организатора это удобный подход: расходы зависят от фактических продаж, а инструмент можно использовать для систематизации работы с экспонентами и масштабирования процесса.

Перед подключением стоит уточнить актуальные условия тарификации у команды RegToEVENT, особенно если речь идёт о специфической модели продажи выставочных площадей или дополнительных услуг.

Кому подойдёт интерактивная карта выставки

Инструмент можно использовать для разных форматов мероприятий, где нужно представлять, бронировать и продавать выставочные места.

• Профессиональные выставки. Для продажи большого количества стендов и управления доступностью экспозиции.
• Бизнес-форумы и конференции. Для организации партнёрских зон, презентационных площадок и выставочных пространств.
• Отраслевые мероприятия. Для продажи мест компаниям, которые хотят представить свои продукты и услуги целевой аудитории.
• Карьерные ярмарки. Для размещения работодателей и продажи или бронирования мест для компаний-участников.
• Спонсорские и партнёрские зоны. Для наглядного представления доступных локаций и упрощения согласования участия.

Демонстрационный сценарий подойдёт тем, кто хочет сделать презентацию экспозиции нагляднее и сохранить индивидуальный подход к партнёрам. Автоматизированный – тем, кто стремится сократить объём ручной работы, ускорить оформление заказов и продавать большое количество стендов без пропорционального увеличения команды.

Как подключить интерактивную карту выставочных площадей в RegToEVENT

Интерактивная карта помогает превратить продажу выставочных площадей из набора разрозненных операций в понятный процесс. Потенциальные экспоненты видят план, выбирают нужные места и оформляют заказы, а организатор контролирует заявки, оплаты и доступность стендов в единой системе.

Вы можете начать с демонстрационной карты, чтобы наглядно представить экспозицию партнёрам, или выбрать автоматизированный сценарий, если хотите организовать полноценную онлайн-продажу выставочных площадей.

Подробнее о возможностях инструмента читайте на странице интерактивной карты выставочных площадей RegToEVENT.

Используйте возможности RegToEVENT на полную: упрощайте работу с партнёрами, автоматизируйте продажу стендов и освобождайте время команды для задач, которые действительно требуют человеческого внимания.