Представьте – мероприятие начинается через 15 минут, а на входе – очередь, которая никуда не движется. Люди нервничают, организаторы бегают, а первое впечатление о событии уже испорчено. Регистрация – это первое, с чем сталкивается гость. И именно она формирует впечатление обо всем мероприятии еще до того, как оно началось. Сегодня разберем, как организовать чек-ин так, чтобы он работал как часы – даже когда на вход идет тысяча человек в час.

1. Организация потока гостей 

Кажется логичным: больше стоек регистрации – быстрее обслуживание. Но на практике параллельные очереди – это почти всегда худший вариант. Почему? Потому что гости сами выбирают, в какую очередь встать, и почти всегда будто нарочно – попадают в ту, где впереди человек с проблемным билетом или непонятным вопросом. В результате одна очередь стоит, и не всегда можно перейти в другую. 

Делайте одну очередь в виде змейки, она поможет решить эту проблему выбора для гостя. Потому что какая стойка освободилась — та и принимает следующего в очереди. И все гости в равных условиях. Вместо хаоса на входе вы уже даете своим посетителям ощущение контроля. 

И не забудьте про отдельного волонтера / хостес, который помогает направлять очередь, следит, какая стойка освободилась, и приглашает людей из очереди пройти к свободному регистратору.

2. Техническое обеспечение 

Одна из самых частых причин срыва регистрации – интернет. И тут важно понимать: вы никогда не можете знать, сколько на самом деле устройств уже подключено, и сколько всего позволяет подключить Wi-Fi сеть локации. К тому же, как только начнут приходить гости, они все начнут подключаться к публичной открытой сети. И чем больше гостей — тем быстрее она может начать переключаться, зависать и делать вам неприятные паузы в работе. 

Поэтому правило простое: всегда просите у локации отдельную выделенную сеть Wi-Fi или патч-корд исключительно под зону регистрации. Используйте оборудование, имеющее резервный канал связи. SIM-карты в роутере, а лучше – две SIM от разных операторов. 

Если есть возможность – возьмите в аренду Starlink для подстраховки. Это тот случай, когда лучше иметь лишнее оборудование, которое не понадобится, чем остановленную регистрацию из-за отсутствия сети. А если вы заказали услугу чек-ин под ключ от regtoevent, то у нас есть отдельный офлайн-режим на случай проблем с интернетом. И ваши гости даже не заметят, что он пропадал.

3. Софт для регистрации 

Не все программное обеспечение одинаковое. Хороший инструмент должен давать возможность как сканировать QR и Bar коды с бумажного билета и с экрана смартфона, так и найти гостя вручную – по имени или компании, – потому что QR-код может не считаться, распечататься криво или просто не открыться на телефоне гостя. 

Современный софт может распознавать билеты из разных систем продаж в одном окне, чтобы оператор не переключался между несколькими программами. Ведь вы могли продавать билеты сразу на нескольких платформах. 

И он должен уметь работать даже тогда, когда интернет «просел» – то есть иметь офлайн-режим с последующей синхронизацией. Синхронизация в режиме реального времени – это очень важный момент. Потому что вы не должны останавливать регистрацию после того, как передали базу подрядчику. А любой гость, купивший билет на входе или добавленный вручную здесь и сейчас, должен получить такой же бейдж, как и остальные гости, а не написанный от руки маркером.

4. Оборудование под конкретную задачу 

Здесь работает логика, противоположная интуитивной. Большой цветной принтер, который может печатать бейджи на локации, выглядит солидно, но печатает медленно – 15-50 секунд на бейдж. 

Маленький термопринтер печатает за 3 секунды, а вся регистрация гостя от сканирования до выдачи бейджа займет от 7 до 10 секунд. 

А если вы используете чек-ин боксы самостоятельной регистрации, то гость сам сканирует свой билет и тут же получает готовую наклейку со своими данными, поэтому здесь время вообще сокращается вдвое, до 3-5 секунд на человека. 

Но даже если у вас боксы самообслуживания, все равно хотя бы 1на хостес должна следить за процессом и помогать гостям в случае необходимости. Потому что не у всех получится быстро зарегистрироваться. И как минимум 1 точка с ноутбуком и принтером должна быть как Хелп деск для проблемных гостей, чтобы они не создавали очередь своими нестандартными ситуациями. 

Вопрос не в том, какое оборудование лучше выглядит, а в том, сколько людей в час оно способно пропустить и какова его стоимость. Учитывайте то, какой размер зоны регистрации, какие задачи вам нужно решить. Потому что есть оборудование, которое вроде бы выглядит «дорого-богато», а на самом деле требует много места для установки, так как довольно громоздкое, и влетит в копеечку из-за стоимости расходных материалов. Поэтому выигрыш сомнительный.

5. Запас расходных материалов 

Это тот момент, который часто недооценивают. Билеты продолжают продаваться до последнего дня, а иногда и в последнюю ночь перед событием. Если заказать бейджи и ленты ровно под количество проданных билетов – вы рискуете остаться без материалов именно тогда, когда регистрация в самом разгаре. Закладывайте запас не менее 15% – это небольшие расходы на общем тираже по сравнению с репутационными рисками, когда гости стоят в очереди на регистрацию, а печатать бейджи не на чем.

6. Отдельная точка Хелп Деск 

В каждой очереди найдется человек, которому не пришел билет, потерялось письмо, не тот билет, пришел вместо коллеги, не оплачено и т.д. Если такой человек задерживается на основной стойке – он останавливает всех, кто стоит за ним. Решение простое – выделить отдельный Help Desk. Основной поток регистрации идет своим темпом, а нестандартные случаи решаются параллельно, не блокируя очередь.

7. Бейдж как инструмент, а не просто карточка с именем 

Бейдж не должен быть цветной картонкой, висящей у гостя на шее. Добавьте на него QR-код, ведущий на актуальную программу мероприятия, которая обновляется в реальном времени, на приложение для нетворкинга, добавьте логотипы партнеров и спонсоров или организаторов. Так бейдж превращается из формального атрибута в реальный инструмент, которым гость пользуется на протяжении всего мероприятия.

8. Что на самом деле важно на бейдже 

Здесь главная ошибка – напечатать все и сразу, и неважно, что оно будет мелким шрифтом. Но для нетворкинга людям нужно быстро прочитать имя собеседника издалека – это и есть главная функция бейджа. Поэтому имя должно быть самым крупным элементом дизайна. Все длиннющие должности и регалии гостя либо не печатайте вовсе, если они слишком длинные, чтобы не захламлять пространство, либо потратьте немного времени и сократите, оставив там основное. 

А дополнительные QR-коды на бейдже могут выполнять служебные функции: зонирование доступа в зависимости от типа билета и имеющихся опций, обмен контактами вместо визиток или верификация для службы безопасности.

9. Контроль доступа в зоны 

Если на мероприятии есть зоны с ограниченным доступом – VIP-зона, зона спикеров, отдельные сессии, которые оплачивались заранее или разрешены по типу билета – нужен способ это контролировать, не замедляющий вход. 

QR-код на стикере бейджа решает это за секунду сканирования. Ваши хостес или охрана сразу увидят на экране, разрешен ли гостю вход в эту зону и использовал ли он ранее свое право входа, если они ограничены по количеству. 

Если же на событии не предусмотрены бейджи или полноценная система QR-бейджей со сканированием их на входе в зону – это слишком много для вашего формата, минимум, которым нужно обеспечиться, – одноразовые браслеты, которые физически невозможно передать другому человеку.

10. Данные в реальном времени 

И самый важный момент – контроль над процессом в целом. Хорошая система регистрации показывает организатору не просто «сколько людей зарегистрировалось», а разбивку по категориям, в реальном времени, даже в вашем телефоне, пока вы находитесь в другой зоне локации. 

Это позволяет принимать решения на лету: например, начать мероприятие не по расписанию, а тогда, когда в зале уже реально собралось большинство гостей.

Регистрация кажется мелочью на фоне всей организации мероприятия, и ее часто оставляют на потом, мол, как-нибудь да будет. Но именно она – тот этап, где гость формирует первое впечатление, и тот момент, где проще всего что-то испортить техническим сбоем или очередью. Подарите своим гостям лучший опыт вовлечения в событие. Продумать эти десять моментов заранее – значительно дешевле, чем исправлять хаос на входе за 20 минут до начала. 

Закажите услугу чек-ина от RegToEVENT, и мы поможем вам закрыть все болящие вопросы регистрации гостей на локации.